Menulis Surat Dinas/ Surat resmi

A. Pengertian surat Resmi

Surat merupakan media komunikasi tertulis antara seseorang atau lembaga dengan seseorang atau lembaga lainnya. Sebagai media komunikasi tulis, surat memiliki kelebihan, yakni memberikan kesempatan yang lebih leluasa untuk berpikir dan merenungkan hal-hal yang akan disampaikan kepada orang lain.
Fungsi surat adalah sebagai berikut: (1) alat komunikasi, (2) alat bukti tertulis, (3) alat bukti historis, (4) alat pengingat, (5) pedoman kerja, dan (6) sebagai duta organisasi.

 Bahasa surat yang baik harus memenuhi ketentuan berikut:

1.         Bahasa yang digunakan benar/baku sesuai dengan kaidah, baik tentang ejaan, pemilihan kata, bentuk kata, maupun kalimatnya.

2.        Bahasa surat harus logis, wajar, hemat, cermat, sopan, dan menarik.

3.        Isi surat dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. penulisan yang benar.

4.        Disusun dengan teknik penyusunan surat yang benar.

5.        Bahasa baku, bahasa yang diakui benar menurut kaidah yang sudah dilazimkan. Penggunaan bahasa baku dapat membawa wibawa seseorang dan dipandang sebagai lambang status sosial yang tinggi.

6.        Bahasa efektif, bahasa yang secara tepat dapat mencapai sasarannya. Ciribahasa efektif adalah sederhana/wajar, ringkas, jelas, sopan, dan menarik.

B. Bagian-bagian surat resmi

                Berikut ini bagian-bagian surat resmi:

1.   Kepala surat

2.  Tanggal surat

3.  Nomor surat

4.  Lampiran

5.  Perihal surat

6.  Alamat surat

7.  Salam pembuka

8.  Paragraf pembuka     

9.  Paragraf Isi

10.      Paragraph penutup

11.  Salam Penutup

12.Jabatan tanda tangan,

13.Tembusan nama jelas

14. Inisial

Berikut ini penjelasannya:

1.  Kepala surat. Fungsinya sebagai identitas diri bagi instansi bersangkutan, di antaranya:
a Nama instansi
b Lambang atau logo instansi
c Alamat
d Kode pos
e Nomor telepon
f Nomor faksimile atau e-mail

Contoh:

SMP KATOLIK SANTU PETRUS
Jalan K.S. Tubun Nomor 3 Telepon (0561) 7804248 Pos 79132

 

1. Kepala surat (kop surat)
    Hal yang perlu mendapat perhatian dalam penyusunan kepala surat adalah

1. Hendaknya dihindari penggunaan singkatan, misalnya, kata jalan menjadi Jl. atau Telepon jadi Tlp
2. Kepala surat hendaknya disusun secara efisien. Misalnya, kata nomor dalam menunjukkan alamat, tidak perlu dicantumkan karena hal itu merupakan sesuatu yang mubazir. Orang sudah mengetahui bahwa angka yang mengikuti nama jalan pada alamat merupakan nomor urut bangunan.
3. Penggunaan titik dua (:) sering juga dijumpai antara kata telepon dengan nomor yang mengikutinya. Misalnya Telepon: 5403518. Tanda tersebut juga tidak perlu digunakan.

2.     Nomor Surat. 
      Penulisan nomor surat berguna untuk:

a.        Memudahkan dalam pengarsipannya

b.         Memudahkan dalam mencarinya kembali

c.        Mengetahui banyaknya surat yang keluar

d.        Bahan rujukan dalam surat-menyurat tahap berikutnya.

Hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan nomor surat adalah:

a.        Huruf awal kata nomor harus ditulis dengan huruf capital

b.        Kata nomor sebaiknya tidak disingkat, misalnya, menjadi no.

c.        Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.

Contoh penulisan surat yang benar:

Nomor : 001/SMU-1/2001
Nomor : 21/KRS/II/2003
Nomor : 10/SU/III/2003 (tidak memakai titik)

3.       Tanggal Surat
        Tanggal surat ditulis sejajar dengan nomor surat. Nama tempat, mendahului tanggal surat.

Hal lain yang harus diperhatikan:

a.        Nama bulan ditulis dengan huruf secara lengkap

b.        Angka tahun tidak boleh disingkat

c.         Pada akhir tidak dibubuhi tanda titik

Jika sudah ada kop surat tidak perlu mencantumkan nama kota.

Contoh-contoh penulisan tanggal yang benar:

17 Agustus 2007
 10 November 2007
 1 Januari 2007 (tidak memakai titik)

4.        Lampiran
        Melampirkan berarti menyertakan sesuatu dengan yang lain. Berikut ini adalah kaidah-kaidah penulisan lampiran.

a.        Huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf kapital.

b.        Sebaiknya kata lampiran tidak disingkat, misalnya, menjadi lamp.

c.        Pencantuman jumlah lampiran hendaknya tidak dirangkap antara yang menggunakan huruf dengan yang menggunakan angka, pilih salah satu saja.

d.        Jika tidak ada sesuatu yang dilampirkan, sebaiknya tidak dicantumkan lampiran pada surat itu.

e.        Pada akhir baris tidak digunakan tanda titik.

Contoh penulisan lampiran yang benar:
– Lampiran : tiga helai
– Lampiran : satu berkas
– Lampiran : dua lembar
– Lampiran : sepuluh lembar

5.        Hal Surat.
         Hal surat berarti soal atau perkara yang dibicarakan surat. Cara penulisannya:

a.   Harus ditulis dengan singkat, jelas, dan menarik;

b.   Berwujud kata atau frasa, bukan kalimat;

c.   Huruf pertama pada setiap katanya harus ditulis dalam huruf kapital.
Contoh penulisan hal yang benar:
Hal : Jadwal Ujian Matematika
Hal : Undangan Rapat Panitia

Hal : Permohonan menjadi juri

6.        Alamat Surat
        Alamat pada sampul surat terdiri atas:

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan alamat luar adalah:

a.        Kelompok kata yang terhormat disingkat menjadi Yth.

b.        Huruf awal pada singkatan Yth. ditulis dengan huruf kapital

c.        Penulisan alamat didahului kata Kepada

d.        Sapaan ibu, bapak, tuan, saudara, dan sejenisnya dapat digunakan apabila surat tersebut ditujukan kepada nama perseorangan. Huruf awal kata sapaan itu harus menggunakan huruf kapital.

e.        Gelar akademik dan kepangkatan dicantumkan

f.         Pencantuman gelar akademik/kepangkatan dan kata sapaan, kedua-duanya berfungsi sebagai penghormatan. Oleh karena itu, dalam pencantumannya hendaklah dipilih salah satu.

g.        Pemenggalan alamat surat pada setiap barisnya hendaknya didasarkan pada hubungan frasa

h.         Akhir alamat surat tidak menggunakan tanda titik.

Contoh penulisan alamat luar:

Kepada
Yth. Encep Syarif Nurdin, S.Pd., M.Pd
Jalan Gegerarum Baru 20
Bandung 40153

Kepada
Yth. Kepala Biro Organisasi
Sekretariat Jenderal
Departemen Pendidikan Nasional
Jalan Jenderal Sudirman, Senayan
Jakarta 10270

Kepada
Yth. Ibu Iin Hendriyani
d.a. LPK Triguna
Jalan Tentara Pelajar 91
Tasikmalaya

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan alamat surat bagian dalam:
a. Tidak didahului kata Kepada;
b. Menggunakan kata Yth;
c. Menggunakan nama jabatan;
d. Mencantumkan unit kerja;
e. Menggunakan alamat lengkap; dan
f. Nama tempat pada alamat yang dituju tidak didahului kata depan di.

Contoh penulisan yang benar:
Yth. Kepala Biro Organisasi
Sekretariat Jenderal Departemen Pendidikan Nasional
Jalan Jenderal Sudirman, Senayan
Jakarta 10270

7.        Salam Pembuka.

Salam pembuka berfungsi sebagai penghormatan terhadap pihak yang di tuju.

Penulisan salam pembuka yang benar:
a. Huruf awal pada salam pembuka ditulis dengan huruf kapital
b. Huruf awal ”hormat’’ ditulis dengan huruf kecil
c. Penulisan salam pembuka diakhiri dengan tanda koma.

8.        Paragraf pembuka

Paragraf pembuka hendaknya dapat membangkitkan minat penerima surat untuk membacanya. Susunlah alinea pembuka dengan menarik, yakni dengan menggunakan pilihan kata yang tepat, susunah kalimat yang sesuai, dan ejaan yang benar.

Contoh:
– Dengan surat ini kami beri tahukan kepada Saudara…
– Dengan ini saya mohon bantuan Saudara untuk..
– Bersama ini saya kirimkan kepada Bapak…
– Seiring dengan surat ini saya kirimkan uang dengan wesel pos sebesar…
– Sehubungan dengan surat ini kami tanggal…
– Menyambung surat kami tanggal…
– Sesuai dengan pembicaraan kita melalui telepon tanggal…
– Dengan sangat menyesal kami beri tahukan bahwa…
– Sebagai Ibu/Bapak/Saudara maklumi….
– Menunjuk surat Saudara nomoR…
– Membalas surat Ibu tanggal…
– Menjawab pertanyaan Anda dalam surat anda…
– Memenuhi pesanan Tuan dengan surat tanggal_.Nomor….
– Menyusul surat kami tanggal_, dengan ini kami beri tahukan bahwa…
– Dengan sangat menyesal kami sampaikan kepada Bapak bahwa…
– Sesuai dengan permintaan Saudara….

9.       Paragraf Isi

Contoh alinea isi:
Berkenaan dengan hal tersebut, kami mengharapkan Saudara agar menugasi Kasi Program Kegiatan, Kasubsi Program Kegiatan Umum, dan Kepala Subsi Penilaian Perkembangan Masyarakat untuk menghadiri rapat tersebut. Berhubung dengan hal tersebut, kami atas nama kepala dan karyawan, mengucapkan terima kasih.

10.        Paragraf Penutup.

Paragraf penutup berupa simpulan, harapan, ucapan terima kasih, ataupun ucapan selamat. Pada umumnya, alinea penutup hanya terdiri atas sebuah kalimat.
Contoh kalimat penutup:
– Atas bantuan Saudara, saya sampaikan banyak terima kasih.
– Atas perhatian Saudara, saya ucapkan terima kasih.
– Mudah-mudahan bahan pertimbangan yang kami kemukakan di atas bermanfaat bagi Saudara.

Contoh kesalahan dalam alinea penutup:
– Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih
– Saya haturkan terima kasih atas perhatian Ibu.

11.      Salam penutup

Salam penutup yang sering digunakan adalah hormat kami, hormat saya, salam takzim, dan wasalam. Dalam surat dinas tidak digunakan salam penutup.

Hal penting yang harus diperhatikan dalam penulisan salam penutup adalah:
– Huruf awal salam penutup ditulis dengan huruf kapital
– Penulisan salam penutup diakhiri tanda koma.

Contoh:
Hormat kami,
 

12.      Pengiriman Surat

Pengiriman surat adalah pihak yang bertanggung jawab atas penulisan/ penyampaian surat. Sebagai bukti pertanggungjawaban, dalam bagian akhir surat tersebut, dibubuhi tanda tangan.
Hal yang perlu diperhatikan:

a.     Pengiriman surat hendaknya disertai identitas diri, misalnya: jabatan, nomor induk pegawai, dan cap dinas/jabatan.

b.     Nama pengirim tidak digarisbawahi, tidak pula berada di antara tanda kurung.

c.     Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.

d.     Dalam surat-surat tertentu, pengirim surat dapat mendelegasikan penandatanganan suratnya itu kepada pejabat yang berada di bawahnya.

e.     Singkatan a.n. bukan a/n merupakan kepanjangan dari atas nama.

·         Singkatan ini digunakan pengirim jika ia menandatangani surat yang mengatasnamakan pejabat lain, misalnya, atasan pengiriman surat.

·         Surat yang ditandatangani tidak harus dikonsultasikan isinya kepada atasan pengirim surat.

Contoh :

Wali Kelas X

Ttd

Agustin Flaviyana, S.Pd.